為什麼您的電郵總是掉進垃圾郵件箱？該如何解決？

6 月 / 01 / 2023 行業資訊

電子郵件是我們日常生活中不可或缺的一部分。無論是個人事務或工作上，我們往往需要依靠電郵與他人溝通。如果您的電郵因為掉進垃圾郵件箱中而未能讓對方及時知悉您的重要信息，確實讓人感到沮喪。在本文中，我們將探討您的電郵可能被列入垃圾郵件的原因，以及您可以採取什麼措施來避免這種情況。

1. 您的電子郵件內容觸發到垃圾郵件過濾器

您的郵件被標記為垃圾郵件的主要原因之一是它們包含可疑內容。垃圾郵件過濾器旨在標記包含特定詞語的郵件，這些單詞或短語通常與垃圾郵件有關。如果您使用垃圾郵件觸發詞語，例如“免費”、“免費試用”、“最低價格”、“額外收入”、“輕鬆賺錢”、“快速賺錢”、“無成本”、“零風險”、“這不是垃圾郵件”、“贏家”或連續的感嘆號或金錢符號，過多使用大寫字母或標點符號，或者使用不必要的空格或標點符號等，您的郵件就有很大可能被放入垃圾郵件文件夾中。

這些詞語通常與推銷有關或試圖避過垃圾郵件過濾器（例如利用額外的空格）。如使用少數垃圾郵件觸發詞語不一定會被標記為垃圾郵件，但使用過多則可能會。電郵內容如果有語法或拼寫錯誤也可能會觸發垃圾郵件過濾器，因為許多垃圾郵件發送者使用機器翻譯將垃圾郵件翻譯成英文。

要避免被錯誤標籤為垃圾郵件，您應確保您的郵件內容清晰、簡潔且與收件人相關。使用專業語氣，避免使用過多的大寫字母、感嘆號或表情符號。刪除郵件主旨或預覽文本中任何垃圾郵件觸發詞語，同時要避免使用過多的超鏈接或附件而觸發垃圾郵件過濾器。

2. 您還沒有設置電子郵件身份驗證

電子郵件身份驗證是驗證電子郵件發送者身份的過程，防止攻擊者利用虛假的電郵地址發送電郵進行欺詐。如果您使用定制的電郵地址並且尚未設置身份驗證，您的郵件則有可能被標記為垃圾郵件。電子郵件身份驗證涉及將特定的TXT記錄添加到您域名的DNS設置中，例如SPF、DKIM和DMARC記錄。DKIM提供加密密鑰和數字簽名以驗證電子郵件，而SPF通過驗證發件人的IP地址與批准IP列表進行驗證。 DMARC則不同，它需要啟用前兩個，並允許發件人指示他們的電子郵件受到DKIM或SPF的保護。

要檢查您的電子郵件是否正確驗證，您可以使用在線工具，例如DMARC Analyzer 或MX Toolbox。要正確使用DKIM和SPF等方法對您的電子郵件進行身份驗證，您需要首先從您的電子郵件託管服務中獲取所需的記錄，然後將這些記錄添加到您的域名中，使用DNS編輯器進行操作。您可以通過以下方式進行操作：

如果您使用您的主機的名稱伺服器，則可以通過您的Web主機儀表板進行操作。
如果您沒有使用您的主機的名稱伺服器，則可以通過您的域名註冊商進行操作。

3. 您的郵寄名單不純正

如果您需要發送大量電子郵件，保持郵寄名單乾淨至關重要。所謂乾淨的名單是指內在所有電子郵件地址均有效且處於活躍狀態。將電郵發送到不正確或荒廢的電郵地址可能會導致高退回率，從而觸發垃圾郵件過濾器。為確保您的郵寄名單是乾淨的，您可以：

僅將選擇加入的訂閱者添加到您的名單中。如果您沒有收到訂閱者的明確選擇加入，則可能會導致垃圾郵件問題。
在電子郵件中包含取消訂閱鏈接，並為訂閱者提供明確的取消訂閱選項。定期從您的電子郵寄名單中刪除已取消訂閱的收件人。
同時應該定期刪除不活躍的訂閱者以及長時間未閱讀過您電郵的訂閱者。

4. 您的電郵包含 HTML 或 CSS 編碼錯誤

如果您的電子郵件包含 HTML 或 CSS 編碼錯誤，它可能無法在收件人的電子郵件客戶端中正確呈現。這會使您的電郵顯得可疑，從而導致它被標記為垃圾郵件。為避免因錯誤 HTML 而導致的垃圾郵件，您可以：

使用預先構建和經過測試的電郵模板來確保您的電郵編碼正確。
使用 Litmus 等電郵測試工具來評估電郵在收件箱中的顯示情況，這樣您就可以在發送之前識別出 HTML 錯誤。

5. 您的電子郵件包含太多圖片

垃圾郵件發送者常常試圖通過以圖片形式來展示垃圾郵件觸發單詞來繞過垃圾郵件過濾器。使用圖片替換文字會讓垃圾郵件過濾器覺得可疑。因此，如果電郵內有過多的圖片而極少甚至於沒有文字，很可能會觸發垃圾郵件過濾器。

為避免這種情況，您應該避免在電子郵件中使用過多的圖片。如果您必須使用圖片，請確保它們不是您電子郵件的主要內容，而是作為補充，以幫助您的電子郵件更好地傳達信息。此外，確保您的圖片文件大小適當，否則它們可能需要很長時間才能加載，影響您的郵件投遞率。

6. 您的電子郵件被收件人標記為垃圾郵件

當收件人將您的電子郵件標記為垃圾郵件時，它向電子郵件過濾器發送一個信號，表明您的電子郵件不受歡迎。這直接影響您的可投遞性。如果足夠多的用戶標記了您的電子郵件，它將損害您作為發件人的聲譽，將來即使您發送電郵給沒有將您標記為垃圾郵件的人，您的電郵也有可能因為聲譽問題而被放置入垃圾郵件文件夾中。

為避免這種情況，請確保您的電郵內容對您的收件人是相關和有價值的。停止向將您標記為垃圾郵件的人發送電郵，避免您的聲譽受到更大的損害。提供一個清晰的退訂鏈接，當您的訂閱者不再希望再收到電郵時可以容易地退訂。此外，您可以要求新訂閱者將您的電郵地址加入白名單，以避免您的電郵進入垃圾郵件。除了可以確保您的訂閱者可以正常收到訂閱的電子郵件外，通過更多的人將您的電子郵件加入白名單，也可以提高您的發件人聲譽和整體電郵投遞率。

以上為幾個常見的原因導致您的電郵被標記為垃圾郵件。通過理解這些原因，您可以採取適當的措施，以確保您的電郵順利到達您的收件人收件箱中。